Bewerberdaten löschen: Fristen für die Karriereseite

Ein Pflegedienst, der eine Stelle ausschreibt, verarbeitet personenbezogene Daten, sobald die erste Bewerbung eintrifft. Getragen wird das von der Vertragsanbahnung: Zulässig ist die Verarbeitung, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Datenschutz-Grundverordnung). Das Bundesdatenschutzgesetz stellt daneben klar, dass Bewerberinnen und Bewerber als Beschäftigte gelten (Bundesdatenschutzgesetz) - die Regeln für Beschäftigtendaten greifen also, lange bevor jemand eingestellt ist. Mit der Absage entfällt der ursprüngliche Zweck. Was bleibt, ist ein zweiter, engerer Zweck: die Abwehr möglicher Ansprüche aus dem Auswahlverfahren. Dieser Zweck trägt nur so lange, wie solche Ansprüche überhaupt erhoben werden können. Deshalb ist die Frage nach der Löschfrist keine Frage des Gefühls, sondern eine Rechenaufgabe mit zwei bekannten Summanden.

Die zweite Besonderheit steckt in der Branche selbst. In Pflegebewerbungen tauchen regelmäßig Angaben auf, die besonders geschützt sind: Impfnachweise, Hinweise zur Belastbarkeit, Schwerbehindertenausweise, Kopien von Attesten. Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist im Grundsatz untersagt und nur unter engen Voraussetzungen zulässig (Datenschutz-Grundverordnung). Für die Karriereseite folgt daraus eine praktische Regel: Das Formular fragt nichts davon ab, und das Freitextfeld ist so beschriftet, dass niemand auf die Idee kommt, dort eine Diagnose einzutragen. Wie sich ein Bewerbungsformular mit wenigen Feldern bauen lässt, haben wir in datensparsamen Formularen für Pflegedienste beschrieben. Wird trotzdem etwas eingetragen, gilt für diese Angabe dieselbe Löschfrist wie für den Rest der Bewerbung, nur mit engerem Zugriff auf dem Weg dorthin.

Die Frist ist der einfache Teil. Schwieriger ist die Frage, wo eine Bewerbung überall liegt, wenn sie gelöscht werden soll. Ein typischer ambulanter Dienst nimmt Bewerbungen über das Formular der Karriereseite entgegen, über ein Sammelpostfach, über den Briefkasten, über eine Nachricht an die Pflegedienstleitung und gelegentlich über einen Bogen, den jemand auf der Ausbildungsmesse ausfüllt. Jeder dieser Wege erzeugt eine eigene Kopie, und jede Kopie hat ihre eigene Lebensdauer: Das Formular schreibt in eine Datenbank und schickt zusätzlich eine Nachricht ins Postfach, die Nachricht liegt danach im Papierkorb und in der Sicherung, das Papier liegt im Ordner. Ein Löschlauf, der nur die Datenbank leert, hat die Bewerbung nicht gelöscht, sondern nur an der sichtbarsten Stelle entfernt. Dieselbe Frage stellt sich bei jedem anderen Formular der Website, etwa bei der Anmeldung zu Pflegekursen für Angehörige: Wer Daten annimmt, muss wissen, wo sie liegen und wann sie gehen.

Viele Dienste möchten gute Bewerbungen behalten, auch wenn gerade keine Stelle frei ist. Das ist zulässig, aber nicht auf derselben Grundlage. Die Aufbewahrung im Talentpool stützt sich darauf, dass die betroffene Person ihre Einwilligung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat (Datenschutz-Grundverordnung), und eine Einwilligung braucht drei Dinge: einen klaren Text, eine aktive Handlung und eine benannte Dauer. Die Dauer richtet sich nach dem Zweck des Pools und steht im Einwilligungstext; eine gesetzliche Vorgabe dafür gibt es nicht. Nach Ablauf wird nicht stillschweigend verlängert, sondern gefragt. Eine kurze Nachricht mit zwei Möglichkeiten - bleiben oder löschen - ist gleichzeitig ein Kontaktpunkt und ein Nachweis, dass der Pool gepflegt wird.

Der Widerruf muss dabei so einfach sein wie die Einwilligung (Datenschutz-Grundverordnung). Praktisch heißt das: Wer sich mit einem Klick eintragen konnte, darf nicht auf ein unterschriebenes Schreiben verwiesen werden. Ein Link in jeder Nachricht aus dem Pool und eine Adresse auf der Karriereseite genügen. Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft; was vorher rechtmäßig verarbeitet wurde, wird dadurch nicht rückwirkend unrechtmäßig. Zu löschen sind die Unterlagen trotzdem, sobald kein anderer Zweck mehr trägt. Wer den Pool als festen Bestandteil der Personalgewinnung führt, sollte ihn auch inhaltlich pflegen; Anregungen dazu stehen in Stellenanzeigen auf der eigenen Website.

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten verlangt, wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Datenschutz-Grundverordnung). Für ein Bewerbungsverfahren heißt das eine Zeile je Eingangsweg und je Kategorie: Bewerbungen auf eine ausgeschriebene Stelle, Initiativbewerbungen, Talentpool, Unterlagen zu eingestellten Personen. Die letzte Kategorie verlässt das Verfahren ohnehin - aus den Bewerbungsunterlagen einer eingestellten Pflegekraft wird die Personalakte, mit eigenen Aufbewahrungsfristen aus dem Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Wer diese Trennung nicht macht, löscht in der Regel entweder zu früh oder gar nicht. Wie sich das mit dem übrigen Datenschutz auf der Website verzahnt, steht unter Datenschutz für Pflegedienste.

Wie weit man über die Regelfrist hinausgehen darf, ist keine freie Entscheidung. Ein Hinweistext der Aufsicht in Baden-Württemberg aus der Zeit vor der Datenschutz-Grundverordnung formuliert es so: Bei längeren Verjährungsfristen bestehe zwar ein Ermessensspielraum, die volle Länge dürfe aber nur ausgeschöpft werden, wenn sich aus der Erfahrung belegen lasse, dass eine kürzere Frist nicht ausreichend ist (Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg). Der Bußgeldrahmen für Verstöße gegen die Grundsätze der Verarbeitung und gegen die Rechte betroffener Personen reicht bis zu 20 000 000 Euro (Datenschutz-Grundverordnung) oder 4 Prozent (Datenschutz-Grundverordnung) des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für einen ambulanten Dienst ist die praktische Gefahr weniger das Höchstmaß als die Beschwerde einer abgelehnten Person, die Monate später Post aus einem Talentpool bekommt, in den sie sich nicht eingetragen hat.