Hinweisgeberschutz im Pflegedienst: der Meldekanal online

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Beschäftigungsgeber, mindestens eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben (§ 12 Abs. 1 HinSchG). Die Pflicht gilt für Arbeitgeber mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten (§ 42 HinSchG) mussten ihre Meldestelle erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten. Seitdem betrifft die Pflicht auch mittelgroße ambulante Dienste, Tagespflegen größerer Träger und Pflegeheime. Maßgeblich ist der einzelne Beschäftigungsgeber, bei einer Trägergruppe also jede Gesellschaft für sich (§ 3 Abs. 9 HinSchG). Beschäftigte im Sinne des Gesetzes sind unter anderem Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten und arbeitnehmerähnliche Personen (§ 3 Abs. 8 HinSchG). Auszubildende in der Pflegeausbildung zählen also mit.

Einen Anhaltspunkt, wie viele Dienste betroffen sind, gibt die Pflegestatistik. Zum Stichtag im Dezember 2023 gab es 15.549 ambulante Pflege- und Betreuungsdienste (Statistisches Bundesamt) mit zusammen 446.425 Beschäftigten (Statistisches Bundesamt). Das sind im Durchschnitt knapp 29 Personen je Dienst (Statistisches Bundesamt). Der Durchschnitt liegt damit unter der Schwelle, Dienste mit deutlich mehr Personal als der Durchschnitt liegen darüber. In Pflegeheimen kamen auf eine Einrichtung im Durchschnitt knapp 50 Beschäftigte (Statistisches Bundesamt). Dort liegt der Mittelwert fast genau auf der Grenze.

Für die Zählung ist ein zweiter Wert entscheidend. Nur 28,3 Prozent (Statistisches Bundesamt) des Personals in ambulanten Diensten arbeiteten in Vollzeit, der größere Teil in Teilzeit oder in anderen Beschäftigungsformen. Das HinSchG enthält keine Regel, nach der Teilzeitkräfte nur anteilig zählen. Das Kündigungsschutzgesetz dagegen setzt Teilzeitkräfte mit bis zu 20 Wochenstunden mit 0,5 und mit bis zu 30 Wochenstunden mit 0,75 an (§ 23 Abs. 1 KSchG). Wer diese Rechnung aus dem Arbeitsrecht gewohnt ist und auf die Meldestelle überträgt, rechnet sich leicht unter die Grenze, obwohl im Dienst deutlich mehr als 50 Menschen arbeiten. Die vorsichtige Lesart zählt deshalb Personen, nicht Stellen.

Maßgeblich ist außerdem die Zahl der „in der Regel“ Beschäftigten. Die Gesetzesbegründung verlangt dafür einen Rückblick auf die bisherige personelle Stärke und eine Einschätzung der künftigen Entwicklung, ausdrücklich keine Betrachtung zu einem Stichtag (Bundestag, Drucksache 20/3442). Ein Dienst, der im Sommer durch Aushilfen kurz über 50 liegt, ist damit nicht automatisch verpflichtet. Wer dauerhaft wächst, sollte die Schwelle dagegen nicht erst am Tag der fünfzigsten Einstellung prüfen.

Wer trotz Pflicht keine interne Meldestelle einrichtet und betreibt, handelt ordnungswidrig (§ 40 Abs. 2 HinSchG). Die Geldbuße kann bis zu 20.000 Euro betragen (§ 40 Abs. 6 HinSchG). Dazu kommt ein praktischer Nachteil: Hinweisgebende Personen dürfen ohnehin wählen, ob sie sich an eine interne oder an eine externe Meldestelle wenden (§ 7 Abs. 1 HinSchG). Fehlt der interne Weg, bleibt ihnen nur der externe, und die erste Klärung liegt dann bei einer Behörde statt im eigenen Haus.

Die Pflicht zur Information steht ausdrücklich im Gesetz. Verpflichtete Arbeitgeber stellen für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereit (§ 7 Abs. 3 HinSchG). Die Meldestelle hält außerdem Informationen über externe Meldeverfahren bereit (§ 13 Abs. 2 HinSchG). Wo diese Informationen stehen, schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Aushang im Büro, eine Seite im Intranet oder ein Kapitel im Mitarbeiterhandbuch sind möglich.

In der ambulanten Pflege spricht viel für die Website. Pflegekräfte sind während des Dienstes überwiegend bei Klientinnen und Klienten unterwegs, nicht jeder Dienst hat ein Intranet, und das Smartphone haben alle dabei. Dazu kommen Gruppen, die ein Intranet in der Regel nicht erreichen: Leiharbeitskräfte, die sich ebenfalls an die interne Meldestelle wenden dürfen (§ 16 Abs. 1 HinSchG), und auf Wunsch des Dienstes auch Personen, die beruflich mit ihm in Kontakt stehen, etwa Praxen, Therapeutinnen oder Kooperationspartner. Eine öffentlich erreichbare Seite erreicht sie alle, ohne Zugangsdaten und ohne Umweg über die Leitung.

Dass Menschen online melden, zeigen die Zahlen der externen Meldestelle des Bundes. Sie erhielt im Jahr 2024 1.802 Meldungen (Bundesamt für Justiz), nach 410 im zweiten Halbjahr 2023 (Bundesamt für Justiz). Im ersten Halbjahr 2025 waren es bereits über 1.400 (Bundesamt für Justiz). Über 90 Prozent (Bundesamt für Justiz) der Meldungen gehen dort inzwischen über den elektronischen Meldekanal ein, der auch einen anonymen Rückkanal bietet. Für einen Pflegedienst heißt das: Wer intern keinen gut erreichbaren Weg anbietet, überlässt die erste Klärung einer Behörde. Das Gesetz sieht das Gegenteil vor. Verpflichtete Arbeitgeber sollen Anreize schaffen, damit sich hinweisgebende Personen zuerst an die interne Meldestelle wenden, ohne die externe Meldung zu erschweren (§ 7 Abs. 3 HinSchG).

Am Formular entscheidet sich, ob die Vertraulichkeit hält. Die Meldestellen wahren die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, und der weiteren in der Meldung genannten Personen (§ 8 Abs. 1 HinSchG). Die Identität darf nur denjenigen bekannt werden, die für die Entgegennahme der Meldung oder für die Folgemaßnahmen zuständig sind, und den Personen, die sie dabei unterstützen. Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur diese Personen Zugriff auf eingehende Meldungen haben (§ 16 Abs. 2 HinSchG).

Ein übliches Kontaktformular schickt jede Nachricht an eine Adresse wie info@, die Verwaltung, Pflegedienstleitung und je nach Besetzung auch Auszubildende am Empfang lesen. Für eine Meldung ist das der falsche Ort. Wer dort hineinschaut, sieht Namen, Vorwürfe und je nach Fall Gesundheitsdaten von Klientinnen und Klienten. Wer die Vertraulichkeit vorsätzlich oder leichtfertig nicht wahrt, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 50.000 Euro betragen (§ 40 Abs. 6 HinSchG), bei Fahrlässigkeit bis zu 10.000 Euro (§ 40 Abs. 6 HinSchG). Gegen das Unternehmen selbst kann das Höchstmaß auf das Zehnfache steigen, weil das HinSchG für diese Fälle auf das Ordnungswidrigkeitenrecht verweist (§ 30 Abs. 2 OWiG).

Daraus ergibt sich eine kurze technische Prüfliste für das Meldeformular. Sie gilt unabhängig davon, ob die Meldestelle im Haus sitzt oder ein Dritter beauftragt ist:

In der Pflege kommt eine Besonderheit hinzu. Meldungen können Klientinnen und Klienten betreffen und damit Gesundheitsdaten enthalten. Die Meldestelle darf solche besonderen Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, wenn das zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, muss dann aber spezifische und angemessene Schutzmaßnahmen vorsehen (§ 10 HinSchG). Für das Meldeformular gelten deshalb dieselben Maßstäbe wie für jedes Formular mit Gesundheitsdaten, die der Beitrag zu Datenschutz bei Pflege-Formularen beschreibt. Wie schnell ein bequemer Nebenweg die Vertraulichkeit aushebelt, zeigt der Beitrag zu WhatsApp im Pflegedienst: Sie hängt nicht nur an der Technik des Formulars, sondern auch daran, dass der Inhalt nicht nebenbei in einem Gruppenchat landet.

Wer ein Meldeformular anbietet, informiert über die Verarbeitung der Daten. Sinnvoll ist ein eigener Abschnitt, der vom Formular aus verlinkt ist, statt eines Absatzes tief in der allgemeinen Datenschutzerklärung, den kaum jemand findet. Er enthält diese Punkte:

Auch die Technik unter dem Formular gehört in die Betrachtung. Server speichern beim Aufruf einer Seite in der Regel Verbindungsdaten. Für die Meldeseite sollte diese Speicherung auf das Nötige begrenzt und kurz sein. Ob die Website bei einem Dienstleister liegt, wer dort Zugriff hat und wer die Zugänge verwaltet, klärt der Beitrag zu Domain, Hosting und Zugängen. Für Löschfristen auf der Website gibt es im Haus oft schon ein Vorbild: Wie die Karriereseite mit Fristen für Bewerbungsunterlagen umgeht, zeigt der Beitrag zum Löschen von Bewerberdaten.