Kurz und einfach erklärt
Wem gehört Ihre Website? Darum geht es in diesem Beitrag. Liegen die Zugänge beim alten Dienstleister, wird ein Wechsel schwer.
Die Domain ist der Name Ihrer Seite im Netz. Wichtig ist, wer als Inhaber eingetragen ist. Wer dort steht, hat die Kontrolle.
Die Verantwortung für die Seite bleibt bei Ihnen. Das gilt auch, wenn eine Firma die Technik betreut.
Schreiben Sie alle Zugänge in eine Liste. Dazu gehören Domain, Postfach, Hosting und Sicherungen. Regeln Sie die Übergabe, bevor Sie sie brauchen.
Wir helfen Ihnen, die Zugänge zurückzuholen.
Solange die Website läuft, stellt kaum jemand die Eigentumsfrage. Sie taucht an dem Tag auf, an dem etwas nicht mehr läuft: Der Dienstleister meldet sich nicht zurück, die Verwaltungskraft mit den Zugangsdaten ist ausgeschieden, oder der Pflegedienst möchte nach Jahren zu einem neuen Anbieter wechseln. Dann zeigt sich, wer im Register tatsächlich als Inhaber der Domain eingetragen ist, wo die Seite eigentlich liegt und wer das Postfach kontrolliert, über das die Anfragen von Angehörigen hereinkommen. In diesem Beitrag geht es deshalb nicht um Technik oder Inhalte, sondern um Eigentum und Kontrolle: welche Posten zur digitalen Infrastruktur eines Pflegedienstes gehören, wie Sie diese in einer prüfbaren Liste erfassen und was in einer Übergabe geregelt sein sollte, bevor sie gebraucht wird.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Eintrag im Domainregister entscheidet über die Verfügungsgewalt: Wer dort als Inhaber steht, kann die Domain übertragen, umziehen oder auslaufen lassen. Im Juni 2026 überschritt der Bestand erstmals 18 Millionen registrierte .de-Domains (DENIC).
- Die Verantwortung wandert nicht mit dem Auftrag weg. Die Anbieterkennzeichnung nach § 5 DDG und die Rechenschaftspflicht für personenbezogene Daten nach Artikel 5 DSGVO bleiben beim Träger, auch wenn ein Dienstleister die Technik betreibt.
- Acht Posten gehören in ein schriftliches Inventar: Domaininhaber, Nameserver und DNS, Hosting- und Datenbankzugang, Mailkonten, TLS-Zertifikat, Verzeichnis- und Kartenprofile, Auftragsverarbeitungsvertrag sowie Backups mit dokumentierter Rückspielprobe.
- Zertifikate laufen häufiger ab als früher: Seit dem 15. März 2026 gelten neu ausgestellte TLS-Zertifikate höchstens 200 Tage, ab März 2027 100 Tage und ab März 2029 nur noch 47 Tage (CA/Browser Forum). Ohne Zugriff auf die Erneuerung droht eine Sicherheitswarnung.
- Ein Wechsel wird planbar, wenn Übergabeliste und Notfallzettel vorliegen. Weiterleitungen nach einem Umzug sollten mindestens ein Jahr bestehen bleiben (Google Search Central).
Wer im Register steht, hat die Verfügungsgewalt
Für Domains mit der Endung .de führt die Registrierungsstelle DENIC das zentrale Register. Im Juni 2026 überschritt der Bestand erstmals die Marke von 18 Millionen Domains (DENIC). Für einen Pflegedienst zählt davon ein einziges Feld: der Domaininhaber. Diese Person oder Organisation ist Vertragspartner und darf über die Domain verfügen, also verkaufen, übertragen, zu einem anderen Anbieter umziehen oder kündigen. Daneben gibt es den administrativen Ansprechpartner, den sogenannten admin-c, der Änderungen veranlassen darf. In der Praxis entsteht das Problem genau hier: Viele kleine Träger haben vor Jahren einen Auftrag erteilt, und der beauftragte Betrieb hat die Domain der Einfachheit halber auf den eigenen Namen registriert. Rechtlich ist der Pflegedienst dann Nutzer, aber nicht Inhaber.
Die öffentliche Domainabfrage zeigt bei juristischen Personen wieder Inhaberdaten: Bei einer GmbH, einer gGmbH oder einem eingetragenen Verein erscheinen Name und Anschrift des Domaininhabers, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie das Datum der Registrierung; bei natürlichen Personen bleiben diese Angaben aus Datenschutzgründen geschützt (DENIC). Für die meisten Träger ist die Inhaberfrage damit in wenigen Minuten geklärt. Läuft die Domain dagegen auf eine Privatperson, bleiben der Blick in Vertrag und Rechnung, die Nachfrage beim Anbieter, der die Rechnung stellt, oder eine Anfrage bei der Registrierungsstelle unter Darlegung eines berechtigten Interesses. Ein Wechsel des Anbieters läuft anschließend über einen AuthInfo-Code, den der abgebende Anbieter auf Wunsch des Inhabers erzeugt und der zeitlich befristet ist (DENIC). Ohne Inhaberstellung wird aus einem Routinevorgang eine Verhandlung, und die dauert erfahrungsgemäß genau dann am längsten, wenn ein Wechsel bereits im Streit endete.
Zahlen im Überblick
Die Verantwortung bleibt beim Träger
Ein Auftrag verlagert Arbeit, aber keine Pflichten. Die Website eines Pflegedienstes ist ein geschäftsmäßig angebotener digitaler Dienst und braucht eine vollständige Anbieterkennzeichnung; die Einzelheiten dazu stehen im Beitrag zur rechtssicheren Pflege-Website mit Impressum und HWG. Zugleich verarbeitet fast jede Pflege-Website personenbezogene Daten, sobald ein Kontaktformular, eine Terminanfrage oder eine Bewerbung eingeht. Das betrifft einen sensiblen Bereich: Im Dezember 2023 waren in Deutschland 5,69 Millionen Menschen pflegebedürftig, 86 Prozent von ihnen wurden zu Hause versorgt (Statistisches Bundesamt). Wer im Formular seine Situation schildert, gibt mehr preis als eine Rufnummer. Wie diese Daten technisch geschützt werden, beschreibt unsere Seite zum Datenschutz für Pflegedienste.
- Anbieterkennzeichnung: Fehlende, falsche oder unvollständige Pflichtangaben sind eine Ordnungswidrigkeit mit einem Rahmen bis 50.000 Euro (§ 33 DDG), unabhängig davon, wer die Seite gebaut hat
- Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist der Träger, der über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, nicht der beauftragte Betrieb (Artikel 24 DSGVO)
- Für die Verarbeitung im Auftrag braucht es einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hoster und weiteren Beteiligten (Artikel 28 DSGVO)
- Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss die Website und ihre Formulare abbilden und ist auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorzulegen (Artikel 30 DSGVO)
- Sicherheit der Verarbeitung schließt ausdrücklich die Fähigkeit ein, Verfügbarkeit und Zugang nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen (Artikel 32 DSGVO)
- Auskunftsersuchen sind in der Regel innerhalb eines Monats zu beantworten (Artikel 12 DSGVO) - das setzt voraus, dass der Träger an die Daten überhaupt herankommt
Das Inventar: acht Posten, die dokumentiert gehören
Ein Inventar ist keine Technikliste, sondern eine Eigentumsliste. Es beantwortet für jeden Posten drei Fragen: Wer ist eingetragen, wer hat Zugang, und wo liegt der Nachweis? Die folgenden sechs Posten bilden den Kern, zwei weitere behandelt der nächste Abschnitt. Sinnvoll ist ein einfaches Blatt mit Datum und Kürzel der Person, die geprüft hat. Wer parallel einen neuen Auftritt plant, sollte das Inventar vor dem Start anlegen; welche Bausteine dazugehören, zeigt die Übersicht zur Pflege-Website.
Domain und Inhaberfeld
Der Domainname mit Endung, der eingetragene Inhaber mit ladungsfähiger Anschrift, der Registrar und die Kundennummer. Dazu die Antwort auf die Frage, an welches Postfach die Erinnerungen zur Verlängerung gehen. Läuft die Domain auf eine Privatperson, sollte die Umschreibung auf den Träger angestoßen werden.
Nameserver und DNS
Die Nameserver bestimmen, wohin der Domainname zeigt. Ein Ausdruck oder eine Datei mit allen Einträgen samt Datum spart bei einem Umzug Stunden. Fehlen Mail-Einträge, landen Nachrichten nach der Umstellung im Nichts, während die Website scheinbar unauffällig weiterläuft.
Hosting und Datenbank
Anbieter, Vertragsnummer, Serverstandort und ein Konto mit Administratorrecht auf den Namen des Trägers. Dazu der Zugang zu Dateien und Datenbank. Sind Inhalte, Bilder und Stellenanzeigen nur über ein fremdes Konto erreichbar, ist die Seite technisch verfügbar, aber nicht verfügbar im Sinne von Kontrolle.
Mailkonten und Weiterleitungen
Dienstliche Postfächer gehören zum Betrieb, nicht zur Privatperson. Zu dokumentieren sind Anbieter, alle Postfächer, Weiterleitungen und Verteiler. Läuft die Adresse aus dem Impressum auf ein privates Konto, geht mit dem Ausscheiden der Person auch der Kommunikationsweg verloren.
TLS-Zertifikat
Das Zertifikat sorgt für die verschlüsselte Verbindung. Seit dem 15. März 2026 gelten neu ausgestellte Zertifikate höchstens 200 Tage, ab März 2027 100 Tage (CA/Browser Forum). Notieren Sie Ablaufdatum, Erneuerungsweg und die Person, die im Vertretungsfall handeln darf.
Karten- und Verzeichnisprofile
Unternehmensprofil, Kartendienst und Pflegeverzeichnisse gehören dem Träger, nicht der Agentur. Die Inhaberschaft lässt sich übertragen und der Zugriff für Dienstleister getrennt vergeben (Google-Dokumentation). Wie diese Einträge zusammenspielen, zeigt der Beitrag zu Local SEO für Pflegedienste.
Die zwei stillen Posten: Auftragsverarbeitung und Backups
Zwei Posten fehlen in fast jedem Ordner, weil sie im Alltag keine Spuren hinterlassen. Der erste ist der Auftragsverarbeitungsvertrag: Er regelt, wer im Auftrag des Trägers welche Daten verarbeitet, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und wo die Server stehen (Artikel 28 DSGVO). Der zweite ist die Datensicherung. Ein Backup, das noch kein einziges Mal zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung und kein belastbarer Sicherungsstand; das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt regelmäßige Funktionstests der Rücksicherung (BSI). Wie sensibel die Datenwege bei Formularen sind, beschreibt der Beitrag zu sicheren Formularen auf der Pflege-Website.
- Liegt ein unterschriebener Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Hoster vor, und ist er auf dem Stand der heutigen Dienste (Artikel 28 DSGVO)?
- Sind die Unterauftragnehmer benannt, und ist geregelt, dass Wechsel angekündigt werden?
- Steht der Serverstandort im Vertrag, und liegt er innerhalb der Europäischen Union?
- Wie oft wird gesichert, wie lange werden Stände aufbewahrt, und liegt die Sicherung getrennt von der Website?
- Wann wurde zuletzt eine Rückspielprobe durchgeführt, wie lange hat sie gedauert und wer war beteiligt (BSI)?
- Ist die Wiederherstellung von Verfügbarkeit und Zugang als Fähigkeit dokumentiert und nicht nur als Absicht (Artikel 32 DSGVO)?
Der Selbsttest in zehn Fragen
Der folgende Selbsttest braucht keine technische Vorbildung, sondern eine halbe Stunde und ein Blatt Papier. Gehen Sie die zehn Fragen der Reihe nach durch und notieren Sie jeweils, wer die Antwort belegen kann und wo der Nachweis liegt. Jede Frage, die mit einer Vermutung endet, ist eine Lücke. Wer bei mehr als zwei Fragen passen muss, sollte die Klärung nicht in den Herbst schieben, sondern in die nächste Leitungsrunde. Die laufende Betreuung selbst behandelt der Beitrag zur Website-Wartung für Pflegedienste; hier geht es ausschließlich um Inhaberschaft und Zugriff.
- Wer steht im Domainregister als Inhaber: der Träger mit Firmierung und Anschrift oder eine andere Person?
- An welche Adresse gehen die Benachrichtigungen des Registrars, und liest jemand dieses Postfach regelmäßig?
- Wer bezahlt die Domain, und liegt die Rechnung des laufenden Jahres im Haus vor?
- Welche Nameserver sind hinterlegt, und wer darf Einträge im DNS ändern?
- Wo liegt die Website physisch, und ist der Serverstandort vertraglich festgehalten?
- Wer hat Zugriff auf Dateien und Datenbank, und existiert ein Administratorkonto auf den Namen des Trägers?
- Wer verwaltet die Mailkonten, und laufen dienstliche Nachrichten über ein privates Konto?
- Wer erneuert das TLS-Zertifikat, und was geschieht, wenn diese Person längere Zeit ausfällt?
- Wer ist Inhaber der Karten- und Verzeichnisprofile, und kann die Leitung Öffnungszeiten ohne fremde Hilfe ändern?
- Wann wurde ein Backup zuletzt zurückgespielt, wie lange hat es gedauert und wer hat das Ergebnis bestätigt?
Die Übergabe beim Wechsel des Dienstleisters
Ein Wechsel ist kein Misstrauensbeweis, sondern ein normaler Vorgang, der sich vorbereiten lässt. Hilfreich ist eine Übergabeliste, die nicht nur benennt, was geliefert wird, sondern auch, woran die Leitung den Vollzug erkennt. Denn eine Zusage per E-Mail ist noch kein Zugang, und eine übergebene Datei ist noch kein lesbarer Datenbestand. Die folgende Aufstellung hat sich als Anlage zum Kündigungsschreiben bewährt.
| Posten | Was der bisherige Anbieter übergibt | Woran Sie den Vollzug erkennen |
|---|---|---|
| Domain | AuthInfo-Code und Freigabe zum Anbieterwechsel | Die Domain erscheint im Konto des Trägers |
| DNS | Vollständige Liste aller Einträge als Datei mit Datum | Aufruf, Mail und Unterseiten funktionieren nach dem Umzug |
| Hosting und Datenbank | Dateibestand und Datenbankabzug in gängigem Format | Die Kopie lässt sich auf einer Testadresse öffnen |
| Mailkonten | Postfächer samt Verlauf, Weiterleitungen und Verteilern | Ältere Nachrichten sind im neuen Postfach vorhanden |
| Redaktionszugänge | Konten mit Administratorrecht, Sperrung alter Zugänge | Nur benannte Personen stehen in der Nutzerliste |
| Profile | Inhaberschaft an Karten- und Verzeichniseinträgen | Die Leitung kann Öffnungszeiten selbst ändern |
Ändert sich mit dem Wechsel auch die Adressstruktur, kommt ein weiterer Punkt hinzu: Alte Adressen sollten dauerhaft auf die neuen zeigen, und zwar mindestens ein Jahr lang (Google Search Central). Das schützt die über Jahre aufgebaute Sichtbarkeit und die Verweise aus Pflegeportalen, Verzeichnissen und Zeitungsartikeln. Wie ein solcher Umzug fachlich abläuft, beschreibt unsere Leistung zum Relaunch und Umzug einer bestehenden Pflege-Website; wann sich der Aufwand lohnt, ordnet der Beitrag Pflege-Website Relaunch 2026 ein.
Was in den Wartungsvertrag gehört und was nicht
Ein guter Betreuungsvertrag beschreibt nicht nur Leistungen, sondern auch den Ausstieg. Er hält fest, wem die Domain gehört, welche Unterlagen auf Verlangen herausgegeben werden und in welcher Frist das geschieht. Das ist keine Frage des Misstrauens, sondern der Betriebsfähigkeit: Wenn ein kleiner Betrieb den Dienst einstellt, hilft eine klare Klausel mehr als jede persönliche Zusage. Unsere Website-Betreuung für Pflegedienste arbeitet deshalb mit dokumentierten Zugängen. Gerade kleine Träger mit knapper Verwaltung profitieren davon, etwa ein Hospizdienst, der Ehrenamtliche und Spenden über die Website gewinnt und dessen Seite von wenigen Personen gepflegt wird.
- Benennung des Domaininhabers: Der Träger steht im Register, der Dienstleister wird höchstens als technischer Ansprechpartner geführt
- Herausgabepflicht: Zugangsdaten, DNS-Einträge, Datenbankabzug und Inhalte werden auf Verlangen innerhalb einer vereinbarten Frist übergeben
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO mit Serverstandort und Liste der Unterauftragnehmer als Anlage
- Sicherungsregel mit Rhythmus, Aufbewahrungsdauer und mindestens einer dokumentierten Rückspielprobe pro Jahr (BSI)
- Zertifikatsverwaltung: wer erneuert, wer wird wie lange vorher benachrichtigt, wer handelt im Vertretungsfall (CA/Browser Forum)
- Reaktionszeiten, Erreichbarkeit und eine benannte Vertretung für Urlaub und Krankheit
Diese Klauseln sollten Sie prüfen
Der Notfallzettel für die Geschäftsführung
Das Inventar beantwortet die Eigentumsfrage, der Notfallzettel die Handlungsfrage. Er passt auf eine Seite, liegt an einem verschlossenen Ort und wird jährlich sowie bei jedem Personalwechsel geprüft. Zwei Personen sollten vollen Zugriff haben, damit Urlaub, Krankheit oder ein Ausscheiden den Betrieb nicht ausbremsen. Für Träger mit mehreren Standorten lohnt sich eine Fassung je Einrichtung, etwa wenn eine Anlage für betreutes Wohnen ihre Wohnungen und Serviceleistungen online zeigt und eigene Adressen, Postfächer und Profile führt.
- Domainname, Registrar, Kundennummer und der im Register eingetragene Inhaber
- Hosting: Anbieter, Vertragsnummer, Serverstandort und die Adresse der Verwaltungsoberfläche
- Zugänge: welche Konten es gibt, wer sie besitzt und wo das zweite Merkmal für die Anmeldung hinterlegt ist
- Mailkonten: Anbieter, Postfächer, Weiterleitungen und die im Impressum genannte Adresse
- DNS: der aktuelle Stand als Ausdruck oder Datei, versehen mit dem Datum der letzten Änderung
- TLS-Zertifikat: Ablaufdatum, Erneuerungsweg und die verantwortliche Person (CA/Browser Forum)
- Backups: Ort, Rhythmus, Aufbewahrungsdauer und das Datum der letzten erfolgreichen Rückspielprobe
- Ansprechpartner: zwei Personen mit vollem Zugriff, dazu Aufbewahrungsort und Datum der letzten Prüfung
Wer diese Punkte einmal sauber zusammenträgt, hat den größten Teil der Arbeit hinter sich; danach genügt eine jährliche Durchsicht. Sinnvoll ist es, die Klärung mit einem ohnehin anstehenden Schritt zu verbinden, etwa mit einem Umzug oder der Übernahme der laufenden Website-Betreuung mit dokumentierten Zugängen. Welche Leistungen dabei zusammenspielen, zeigt die Übersicht unserer Leistungen für die Pflegebranche; die Anforderungen an den Umgang mit sensiblen Kontaktdaten stehen auf der Seite zum Datenschutz für Pflegedienste. Wenn Sie unsicher sind, wer heute im Register steht, klären wir das im persönlichen Gespräch und nehmen den Bestand gemeinsam auf.
Quellen und Studien
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